On January 20, 2013, UCSC’s nonexempt and hourly employees, including student employees, will convert to a biweekly pay cycle.
This pay cycle conversion will affect policy-covered (non-represented) employees. For exclusively represented employees, these changes are subject to requirements of the Higher Education Employer-Employee Relations Act (HEERA), and unions have been notified of the proposed changes.
Standardizing pay cycles across the UC system is one required element of a much larger project called UCPath. This requires UCSC to implement a biweekly pay cycle.
About UCPath
UCPath is a system-wide project to create a new integrated payroll and human resource system, standardized business processes, and a consolidated service center. UCPath will be shared across all UC locations, allowing UC to pay all employees from a single payroll system.
Biweekly and Monthly Pay Cycles
Nonexempt and hourly employees will be converted to a biweekly pay cycle. The biweekly pay cycle is specifically designed to pay actual hours worked and overtime in a more timely manner. Salaried UCSC employees (academic appointees and exempt staff, for example) will continue to be paid on their current monthly pay cycle.
2013 Transition Paydates
- Jan 2 or 8: Last full month paycheck
- Feb 1 or 8: Partial month paycheck for work through Jan 19
- Feb 13: Biweekly paycheck for Jan 20 through Feb 2
- Feb 27: Biweekly paycheck for Feb 3 through Feb 16
- March 13: Biweekly paycheck for Feb 17 through March 2
Preparing for Biweekly Paychecks
Affected employees are encouraged to prepare for the transition by reviewing their personal budgets and determining their income needs based on a biweekly pay schedule. Additional planning resources and information will be available in the fall.
Transition Assistance Program
The campus will offer the following assistance program for eligible affected employees who may need such an option during the transition period:
- Up to a $1,000 loan and/or up to 80 hours vacation cash out.
- Employees will have the option of requesting a loan, vacation cash out, or both. Employees will also have the option of multiple vacation cash outs equaling up to 80 hours.
- Eligible employees include Career, Contract, Limited Appointment and Per Diem employees with appointments of 50% time or more who are converting to biweekly pay.
- Additional details will be forthcoming, including when and how to apply for this assistance program.
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Resources for Biweekly Pay Cycle Conversion
The campus website, http://ucpath.ucsc.edu/biweekly, will provide up to date information on the biweekly conversion and transition assistance program. Quick Facts and Frequently Asked Questions (FAQ) have been posted and contain helpful information. Be sure to check the site for updated information.
If you have any questions or comments, please send them to biweekly@ucsc.edu or 831-459-4204. If you are union represented, please direct your comments to your union representative. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Encargadas y encargados de unidad: Por favor envíen o entreguen una copia de este mensaje a las personas en su área que no tienen acceso regular a una computadora.
25 de julio de 2012
Para: Todas las empleadas y todos los empleados del campus
De parte de: Pamela Peterson, Asistente de la Vicerrectora (Assistant Vice Chancellor), Personal Académico/Asistente Interina de la Vicerrectora, Personal de Recursos Humanos
Sobre: Conversión quincenal de pago y programa de asistencia para la transición
El 20 de enero de 2013, el pago a las empleadas no exentas y a los empleados no exentos y por hora de la UCSC, incluyendo a las estudiantes empleadas y a los estudiantes empleados, será convertido a un ciclo quincenal de pago, o sea, cada dos semanas.
Esta conversión del ciclo de pago afectará a las empleadas cubiertas y a los empleados cubiertos por las pólizas (no representadas o no representados). Para las empleadas representadas y los empleados representados exclusivamente, estos cambios están sujetos a los requisitos de la Ley de Relaciones entre Empleador y Empleado en la Educación Superior (Higher Education Employer-Employee Relations Act [HEERA]), y los sindicatos han sido informados de los cambios propuestos.
La estandarización de los ciclos de pago en todo el sistema de la Universidad de California es uno de los elementos requeridos de un proyecto mucho más grande llamado UCPath. Esto requiere que la UCSC implemente un ciclo quincenal de pago.
Acerca de UCPath
UCPath es un proyecto para todo el sistema de la UC con el fin de crear un nuevo sistema integrado de nómina y recursos humanos, procesos de negocio estandarizados y un centro consolidado de servicio. UCPath será compartido por todos los lugares de la UC, permitiendo que la Universidad pague a todas las empleadas y a todos los empleados desde un sistema de nómina único.
Ciclos quincenales y mensuales de pago
El pago para las empleadas no exentas y los empleados no exentos y por hora será convertido a un ciclo quincenal de pago, o sea cada dos semanas. El ciclo quincenal de pago está diseñado de manera específica para pagar puntualmente las horas efectivamente trabajadas y las horas extraordinarias. Las empleadas asalariadas y los empleados asalariados de la UCSC (por ejemplo, los nombramientos académicos y el personal exento) continuarán recibiendo sus sueldos en el ciclo mensual de pago actual.
Fechas de transición de pago para el año 2013
Preparación para los cheques quincenales de pago
Se les recomienda a las empleadas afectadas y a los empleados afectados a prepararse para la transición, mediante la revisión de sus presupuestos personales y la determinación de sus necesidades de ingreso sobre la base de un horario quincenal de pago.
Programa de asistencia para la transición
El campus ofrecerá el siguiente programa de asistencia para las empleadas y los empleados elegibles afectadas/afectados por este cambio y que puedan necesitar una opción durante el período de transición:
Proximamente se proporcionarán detalles adicionales, incluyendo cuándo y cómo aplicar para este programa de asistencia.
Recursos para la conversión al ciclo quincenal de pago
El sitio web del campus, http://ucpath.ucsc.edu/biweekly, proporcionará información actualizada sobre la conversión quincenal y el programa de asistencia para la transición. Quick Facts (Datos breves informativos) y Frequently Asked Questions (FAQ) (Preguntas más frecuentes) han sido publicados y contienen información útil. Recuerde fijarse en el sitio para obtener información actualizada.
Si usted tiene preguntas o comentarios, por favor envíelos a biweekly@ucsc.edu o llame al 831-459-4204. Si usted está representada o representado por el sindicato, por favor dirija sus comentarios a su representante sindical.
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