Family Member Verification Project Reminder

UC Human Resources recently launched a systemwide project (http://atyourservice.ucop.edu/family-member-verification/) to verify the eligibility of all faculty, staff and retiree family members enrolled in UC health benefits.

 ·        UC is requiring all faculty, staff and retirees who have enrolled family members in their medical, dental and/or vision insurance plan to provide documents to verify their family members are eligible for coverage.

 ·        If you had a family member enrolled in a health benefit plan as of February 13, 2012 you should have received a packet of information in the mail that includes the names of enrolled family members, a list of the documents that must be submitted for each person listed and instructions on how to submit the documents. You must respond by May 17, 2012.

 ·        If you have previously provided documentation to verify your family members’ eligibility you must respond to this request as well.

 ·        The verification project is being undertaken by UC in order to identify ineligible people who are currently enrolled in UC health plans. As long as you respond to the information packet in good faith, there will be no penalty for having had ineligible members enrolled. 

         If you do not respond by May 17^th, you may risk your own de-enrollment from UC insurance as well as de-enrollment of your family members.  If you do respond but do not provide sufficient documentation, you also may risk having your family members de-enrolled.

 ·        If you submit documents such as tax returns or credit card statements, be sure to black out any personal information (social security numbers, financial data, etc.) not needed for the eligibility verification.

 ·        Because of the size of this project—more than 175,000 family members must be verified—UC has hired an outside vendor, Secova, to administer the project. UC chose Secova because of their experience in family member verification projects for large organizations, their commitment to customer service and their state-of-the art security processes to protect the confidential data of our employees and retirees. 

 ·        Questions, including concerns regarding the type and timing of documentation, should be directed to Secova at 1-877-632-8126 (toll-free).  Representatives are available 24 hours a day, 7 days a week. Secova is able to provide assistance in multiple languages. 

(Supervisores de departamentos: por favor fijen una copia impresa de este mensaje para las personas de su localidad que no tienen acceso regularmente a computadoras).

Para:  Personal académico y otros empleados de UCSC

De: Charlotte Moreno, vicecanciller auxiliar de recursos humanos; Pamela Peterson, vicecanciller auxiliar de recursos humanos académico

Asunto: Recordatorio del Proyecto de Verificación de Familiares

El departamento de recursos humanos de UC lanzó recientemente un proyecto en todo el sistema (http://atyourservice.ucop.edu/family-member-verification/) a fin de verificar la elegibilidad de todos los familiares del profesorado, de otros empleados y de los jubilados beneficiados por beneficios de salud de UC.

·        UC está requiriendo a todos los profesores, otros empleados y los jubilados que tienen inscrito familiares en su plan de seguro médico, dental o de la vista, que presente documentos para verificar si dichos familiares reúnen los requisitos para esta cobertura.

 ·        Si has inscrito a un familiar en un plan de beneficios de salud antes del 13 de febrero deberá haber recibido por correo información en un conjunto de documentos con los nombres de sus familiares inscritos, una lista de documentos que se deben presentar por cada persona e instrucciones sobre cómo presentar dichos documentos. Debe responder no más tarde que el 17 de mayo de 2012.

·        Si no tiene inscritas a familiares en su plan de beneficios de salud, usted no recibirá ninguna comunicación.

 ·        Si anteriormente ha provisto documentos para verificar la elegibilidad de sus familiares, también debe responder a este pedido.

·        El proyecto de verificación ha sido emprendido por UC a fin de identificar a personas no elegibles que actualmente se encuentran inscritas en los planes de salud de UC. Con tal que usted responda de buena fe a la información del conjunto de documentos, no se le aplicará ninguna sanción por haber tenido inscritas a personas no elegibles.

 ·        Si no responde a llegar el 17 de mayo, corre el riesgo de que se le anule su inscripción en el seguro de UC, además de la de sus familiares. Si efectivamente responde pero no presenta suficientes documentos, puede correr el riesgo de que se le anule la inscripción de sus familiares.

·        Si usted presenta documentos tales como declaraciones de impuestos o declaraciones de la tarjeta de crédito, esté seguro de ennegrecer hacia fuera cualquier información personal (números de seguro social, datos financieros, etc.) que no son necesarios para la verificación de la elegibilidad.

 ·        Debido a la magnitud de este proyecto — hay que verificar a mas de 175,000 familiares— UC ha contratado a un vendedor externo, Secova, para administrar el proyecto. UC escogió a Secova debido a la experiencia que dicha empresa tiene en proyectos de verificación de familiares para organizaciones de gran tamaño, por su dedicación al servicio del público y por sus procesos de seguridad, dotados de las técnicas más avanzados, para proteger los datos confidenciales de nuestros empleados y jubilados.

·        Preguntas, incluyendo preocupaciones con respecto al tipo y de la coordinación de la documentación, deben ser dirigidos a Secova al 1-877-632-8126 (número gratis).  Sus representantes se encuentran disponibles las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Secova ofrece asistencia en múltiplo idiomas.